Conflict over uw factuur? In 5 stappen naar een oplossing

Conflict over uw factuur? In 5 stappen naar een oplossing

ABCOUDE – De meeste ondernemers mijden het liefst conflicten. Maar het kan nu eenmaal voorkomen dat u met een klant in een conflict terecht raakt over een factuur. Wat kunt u daaraan doen zonder dat de situatie ongewenst escaleert? MKB Bedrijfszaken geeft u de oplossing in vijf stappen.

Stap 1: Blijf rustig en zakelijk
Soms ontstaat er een conflict tussen klant en een bedrijf over een factuur. Meestal komt dit omdat de klant vindt dat de afspraak niet is nagekomen en dus de factuur te hoog is. Of omgekeerd, de ondernemer vindt dat zijn leverancier geen goed werk heeft geleverd en toch eist de leverancier (de eerder afgesproken) betaling van zijn factuur. Zaak is dan te allen tijde rustig, zakelijk en hoffelijk te blijven.

Stap 2: Pak de telefoon
Veel van de problemen kunnen telefonisch worden opgelost. Het is meestal zaak om uw klant (of leverancier) te houden. Dus probeer er uit te komen via de telefoon. Wacht ook niet te lang met het plegen van dat telefoontje. Iedereen is er bij gebaat om misverstanden zo snel mogelijk uit de wereld te helpen. Als er via de telefoon (nieuwe) afspraken gemaakt worden, bevestig de afspraken van het gesprek dan even via e-mail of brief. Dan is het direct duidelijk of beide partijen hetzelfde hebben verstaan onder de (nieuwe) afspraak.

Stap 3: Protesteer formeel
Maar alle goede voornemens en (nieuwe) afspraken ten spijt: soms komen beide partijen er gewoon niet uit. Als uw leverancier zich toch niet aan de afspraak houdt, of uw klant weigert toch te betalen, moet u formeel protesteren, via een aangetekende brief. Met een beetje geluk is dat voldoende. Maar als het na die brief er op gaat lijken dat het conflict uit zal draaien op een rechtszaak, is het voor die rechtszaak belangrijk om zoveel mogelijk materiaal te verzamelen. Bewaar in ieder geval het ontvangstbewijs en een kopie van de brief in uw eigen administratie. Als u een klant wilt aanmanen omdat hij weigert te betalen, kunt u ook gebruik maken van onze gratis incassoservice (http://www.mkbbedrijfszaken.nl/incasso). Wij versturen dan gratis drie aanmaningen en zo nodig wordt de debiteur door ons gebeld.

Stap 4: Betaal in ieder geval iets
Ook is het van groot belang dat u alle schijn van wanbetaler tegengaat. Als de factuur van de leverancier dus te hoog is (volgens u), betaal dan in ieder geval zo snel mogelijk het bedrag dat u denkt te moeten betalen. Bijkomend voordeel is dat door de tegenpartij minder snel een incassobureau ingeschakeld wordt. Het zou zomaar kunnen dat uw leverancier er sneller aan denkt om het te laten zitten. Uiteraard is het ook nog eens ‘voordelig‘ voor een mogelijke rechtszaak.

Stap 5: De rechter
U kunt met uw conflict naar de burgerlijke rechter stappen en hem vragen uitspraak te doen. MKB bedrijfszaken kan u wederom helpen als u een klant wilt dagvaarden omdat hij weigert te betalen. Voor u geldt dan een maximaal risico van €800,-. Bij het volledig incasseren van de vordering zijn alle kosten voor de debiteur en kost het u helemaal niets. Klik hier voor meer informatie. (http://www.mkbbedrijfszaken.nl/incasso)

Als u zelf een dagvaarding krijgt, is het raadzaam om altijd te verschijnen in de procedure, al is dat niet verplicht. Zorg er in ieder geval voor dat u genoeg informatie en bewijs in handen hebt. Laat zien dat u al geprotesteerd hebt (stap 3). Als u al een gedeelte betaald hebt, gaat de rechtszaak namelijk alleen om het betwiste deel van het bedrag. De rechter kijkt dan alleen naar deze twist. Als u het op een rechtszaak aan laat komen en u verliest, dan moet u wel extra kosten moet betalen zoals de wettelijke rente en de incassokosten.

Bemiddelen
En tot slot nog even dit: soms is het raadzaam om een conflictbemiddelaar (mediator) in te schakelen voor dat u naar de rechter stapt. Deze is – in tegenstelling tot een advocaat – onafhankelijk. Hij kan bovendien een vastgelopen communicatie tussen partijen sterk verbeteren, zodat er geen onnodige schade aan de relatie ontstaat.

Redactie - MKB Bedrijfszaken